Kuidas teha skeem tööprojektide kohta Excelis 10 sammuga

<

Kõige populaarsema MS Excel arvutustabeli redaktori tavapäraste vahendite abil saate luua visuaalse diagrammi töö kohta projektides, mis aitavad teil jälgida, kuidas iga ülesanne edeneb ja kui palju on vaja teha.

Projektide haldamisel on oluline alati teada, kui palju ülesandeid teil on ja millisel ajal need tuleb lõpule viia. Ja kui näete visuaalset skeemi, on lihtsam selgitada projektis osalevatele meeskondadele projekti elus olulisi hetki ning ka teisi huvitatud isikuid.

Projektide haldamiseks kasutatakse sageli eriprogramme, kuid tavalisel MS Excelil saate luua selge ja ligipääsetava ajakava.

Projekti töögraafik näitab, kuidas sündmused ja ülesanded on omavahel õigeaegselt seotud. Hästi koostatud diagramm kajastab olulist teavet konkreetse ülesande rakendamise ja projekti kui terviku arengu kohta, aitab näha suurt pilti.

Sellise skeemi loomiseks MS Excelis (versioon 2007 ja hiljem) peate tegema ainult 10 sammu.

Mis on see diagramm? Põhiteavet näidatakse värviliste joonte ja liistude abil:

  • Praeguse päeva rida on punane vertikaalne joon, mis näitab, kus te täna olete;
  • Ülesannete tähtajad - hall horisontaalsed ribad, mis näitavad, kui kaua on iga ülesande täitmine;
  • ülesannete valmisolek - rohelised horisontaalsed jooned, mis näitavad, millises etapis ülesanne on ja kui palju on vaja teha.

MS Exceli erinevates versioonides võivad toimingud veidi erineda, kuid protsess on kuidagi universaalne ja iga kasutaja saab ajastamisega toime tulla.

Siin saab vaadata üksikasjalikke videojuhiseid (inglise keeles), see võtab aega pool tundi.

1. samm. Alustage, mõtle tulemusele.

Et ülesannet ilma probleemideta toime tulla, printige või joonistage paberilehele ajakava, mis peaks välja nägema. Hoidke ennast lehele, et võrrelda kõiki samme prooviga. Skeemi ei pea hoolikalt joonistama, lihtsalt fikseerima diagrammi vormi ja hoidke seda käepärast, see on hea meeldetuletus.

2. etapp. Loo andmed koos tabeliga

Diagrammiandmete tabel

Graafi koostamiseks peate esmalt tabeli korraldama. Näites on projekt jagatud neljaks etapiks, millest igaühel on ülesanded.

Loo ajakava alusel tabel. 30. reas on veeru päised.

Vaatame, mida tabelis olevad andmed tähendavad:

  • Faas : “1. etapp”, “2. faas”, “faas 3”, “faas 4” või “täna”. Näitab, milline projektietapp vastab sündmusele.
  • Tüüp : “Phase”, “Task”, “Today”. Näitab sündmuse tüüpi, eristades ülesannete ja projekti teostamise etappe.
  • Alguskuupäev: sündmuse alguskuupäev.
  • Sündmus: näitab sündmuse nime graafikus.
  • Ajastamine: näitab, mitu päeva ülesandeks on lõpule viidud.
  • Valmidus protsentides: näitab iga ülesande ja faasi valmidusastet, 0% - ülesannet ei käivitata, 100% on lõpetatud. Selle kategooria „faas” näitaja ei ole seotud ülesannete täielikkusega ja seda hinnatakse. Et otsustada, kui palju huvi see või see etapp on lõpetatud, peate rakendama oma reegleid.
  • Valmisolek päevadel: ajavahemik, mille jooksul sündmusvalmiduse näitaja saavutati protsentides. 10 päeva kestva ülesande puhul, mis lõpeb 50%, on see näitaja viis päeva (10 päeva × 50%).
  • Kõrgus: kõrguse väärtus on kaunistamisel oluline, sest see määrab, kui suur või madal sündmus kajastub ajakava kaardil. Väärtused võivad näidata mis tahes, kuid parem on võtta väike arv nullile. Näites kasutatakse vahemikku +25 kuni −25. Kui kõrgus on positiivne, kajastub sündmus horisontaaltelje kohal, kui see on negatiivne, telje all.

3. samm. Looge diagramm X- ja Y-telgedega, lisage sellele esimesed andmed ajastuse veerust

Diagramm

On aeg luua diagramm sündmuste andmete visualiseerimiseks eelmises etapis tehtud tabelist. Kasutage hajutuskaarti koos X- ja Y-telgedega, sest see võimaldab teil vabalt asendada põhikoordinaadid mõlemal teljel.

Järgige juhiseid:

  • Valige peamenüüs vahekaart "Insert".
  • Seejärel valige “Diagrammid” → “Dot” → „Punkt märkidega”, näete tühja diagrammi.
  • Ühendage diagrammi servad ja muutke selle suurust ja asendit nii, et diagrammi väli katab vahemiku lahtrist B4 lahtrisse K26 (hoidke all Alt klahvi, et joondada diagrammi ala täpselt rakupiiride vahel).
  • Paremklõpsake diagrammil ja valige menüüelement "Vali andmed".

Lisage vahemikku rida andmeid, klõpsates avanevas dialoogis nuppu „Lisa“.

  1. Nime „Rida nimi“ muutmiseks seadke vastav väli lahtri E30 väärtuseks “Kuupäevad”.
  2. X-telje väärtuse jaoks valige sobiv väli ja valige lahtrid C33: C46 “Start Date”.
  3. Y-telje väärtuse jaoks valige sobiv väli ja valige lahtrid H33: H46 „Kõrgus“.
  4. Lisa andmete akna sulgemiseks klõpsake nuppu OK.
  5. Andmete valimise akna sulgemiseks klõpsake OK.

Need toimingud annavad meile lihtsa skeemi koos automaatse vormindamisega.

Tee sündmuste märgistused roheliseks:

  • Paremklõpsake suvalisel valitud markeril, valige üksus ja muutke “Format data series”.
  • Vasakul olevas loendis valige vahekaart "Markeri parameetrid", seejärel valige "Crystal" märgi sisseehitatud tüüp. Suurendage suurust 10 pt-ni.
  • Valige vahekaardil Marker Fill tahke täitmine. Muutke täitevärvi roheliseks.

Nüüd on meil skeem, mis näitab ajajooni. Kui rohelised markerid näitavad ainult ülesannete algust.

Diagrammi nime muutmine: topeltklõpsake nimega tekstiväljal ja sisestage oma nimi.

Viiendas etapis naaseme ajastusparameetritele, lisame X-teljel horisontaalsed ribad, kuid nüüd jätkame diagrammi vormindamist.

4. samm. Korraldame diagrammi väljanägemise ja lisame sündmuste nimed

Vormindatud tabel

Me vabaneme sellest, mida pole skeemil vaja.

Y-telg . Peida vertikaaltelg, sest see ei kanna informatsiooni koormust. Valige diagramm, valige vahekaardil "Töö diagrammidega" põhimenüüs element "Paigutus". Seejärel valige “Axes” → „Primary vertical axis” → „Ära näita”.

Horisontaalsed juhikud . Nad on ka kasutud. Valige diagramm, minge peamenüüs vahekaardile „Layout”, seejärel valige “Grid” → „Horisontaalne ruudustik piki põhitelge“ → „Ära näita”.

Diagrammi legend . Seejärel asendame selle ilusamaga, kuid lülitage nüüd välja: “Layout” → „Legend” → „No”.

Lõpuks kuvame iga markeri jaoks andmemärgised. Vahekaardi „Paigutus“ peamenüüs valige „Andmesignaalid“ → „Vasak“.

Kuidas muuta allkirja markerites olevaid andmeid

Iga sündmuse kohta andmete sisestamine diagrammi on pikk ja raske, sest peate valima iga märgise eraldi ja nimetama selle ümber.

Kuid seda protsessi saab kiirendada neli korda:

  • Kõigi väärtuste korraga valimiseks klõpsake esimese markeri (diagrammi ülemine vasak nurk) sildil. Ära klõpsa rohelisele markerile, kui valite teisi objekte!
  • Ühe nime muutmiseks klõpsake uuesti märgi allkirja.
  • Tippige valemi sisestusväljale sümbol =.
  • Klõpsake lahtril D33, see sisaldab sündmust “Phase 1”, vajuta Enter.
  • Korrake esimesi nelja sammu iga allkirja jaoks.
Igal markeril on oma tähendus

Kuidas ala kinnitada

On kasulik fikseerida joonel 28 olevad alad, nii et sa näed diagrammiga alati dokumendiga töötamisel. Esimesed 27 rida jäävad teie silmade ette, isegi kui te liigute üle ülejäänud read.

Piirkonna konsolideerimiseks:

  • Valige lahtr A28.
  • Valige peamenüüs vahekaart "View".
  • Valige aken → Pin väljad.
  • Valige rippmenüüst "Kinnita piirkonnad".

28. rida kohal ilmub must horisontaalne joon. Kõik ülaltoodud on nüüd fikseeritud ja kerimise ajal liiguvad ainult alumine rida.

5. samm. Lisage veariba, et kuvada graafiku visuaalseks ajakavaks muutmise tähtajad.

Diagramm rihmadega

Diagrammi horisontaalsed vearibad näitavad, kui kaua kulub iga ülesande töötamiseks. Nende tegemiseks:

  • Tõstke üles diagramm.
  • Valige peamenüüs "Töö diagrammidega" vahekaart "Paigutus".
  • Valige vasakpoolses ülemises nurgas (ehitusala) rippmenüüst „Ajastus”.
  • Vahekaardil „Layout“ (paigutus) valige „Error bar” (vearibad) → „Error bar” (lisaparameetrid vearibade jaoks). Ilmub dialoogiboks.
  • Valige vasakpoolses ülanurgas olevast rippmenüüst diagrammi “X-telje vearibade” vormingu element.
  • Dialoogiboksis horisontaalsete ribade muutmiseks kontrollige väljundväärtuse "Plus" kasti. "Lõplik stiil" → "Ilma punktita".
  • Loendis "Väärtuse väärtus" valige "Kohandatud" ja klõpsake nupul "Täpsustage väärtus". Avanevas uues aknas “Veabaaride seadistamine” valige „Positiivse vea väärtus“. Selleks asetage kursor vastavasse välja ja valige lahtri vahemik E33 kuni E74. Klõpsake nuppu OK.

Nüüd liiguvad hallid jooned rohelistest markeritest paremale, näitavad, kui palju aega kulutada selle või selle ülesande täitmiseks. Need peavad olema selguse huvides vormindatud:

  • Aknas „Veabaaride vorming” avage vahekaart „Liini värv”. Valige "Solid Line". Tehke hall täitmine.
  • Liini tüübi vahekaardil suurendage joone laiust 4 pt-ni.

Diagrammi paremaks navigeerimiseks tuleb markeritest alla tõmmata õhukesed vertikaalsed jooned. Selleks valige vasakpoolses ülanurgas olevast rippmenüüst „Y-telje vearibad”. Dialoogiboksis kuvatakse vertikaalsed vearibad. Valige suund "Miinus", "Lõplik stiil" → "Ilma punktita", "Vea väärtus" → "Suhteline väärtus", sisestage väärtus 100% selles valdkonnas. Valige ise joonte värv ja paksus.

6. samm. Lisage diagrammi valmisoleku väärtus.

Lisage uued andmed

On aeg lisada diagrammile andmeseeria, mis näitab, mitu protsenti see või see ülesanne on lõpule viidud.

Kui ülesanne kestab 10 päeva ja see on lõpule viidud 50% võrra, on planeet, mis näitab täielikkust, pooleldi täis. See on jälgimistöö näitaja, mis ei arvesta nädalavahetusi ja pühi. Uue teabe lisamiseks tabelisse järgige alltoodud juhiseid.

  • Paremklõpsake diagrammi alal, valige kontekstimenüüst "Vali andmed".
  • Klõpsake nupul Lisa, määrake kuvatavas aknas rida nimi, valides lahtri G30. X- ja Y-telgede andmete vahemik on sama, mis etapis 3.
  • Diagrammile ilmuvad punased markerid, mis peidavad rohelised markerid.

7. samm. Uute andmete indikaatorite vormindamine

Et diagramm kajastuks samas stiilis ja andmed ei kattuks, vormindage markerid:

  • Valige ülemises vasakus nurgas olevast rippmenüüst „Readiness Row”. Vahetult rippmenüüst allpool on nupp "Valitud fragmendi vormindamine". Klõpsake seda, avaneb dialoogiboks.
  • Muutke märgistusvalikuid. Valige vormi tüüp "Crystal", määrake suurus 10 pt, täitke marker, valige tahke, roheline. Sulgege dialoogiboks.
  • Markerite valiku eemaldamata klõpsa vahekaardil "Andmete allkirjad" vahekaardil "Paigutus", valige kuvatavast menüüst "Ära näita".

8. samm. Lisage vigade ribad, et jälgida lõpetatud ülesannete protsenti

Joonis ülesande täitmise protsendiga

Nüüd peate lisama uued ribad, et näha lühidalt, millises etapis on ülesanne.

  • Jällegi valige vasakul asuvast rippmenüüst „Readiness Row”. Klõpsake peamenüüs nupul „Error bars”. Valige rippmenüüst üksus “Advanced Settings”. Ilmub dialoogiboks. Seadke vertikaalsed ribad fikseeritud väärtusele, tippides sobival väljale null.
  • Lülita X-teljega paralleelsete liistude parameetritele. “Lõplik stiil” → “Ilma punktita”, “Vea suurus” → „Kohandatud”. Dialoogiboksis "Positiivse vea väärtus" määrake lahtrite G33-G47 vahemik.
  • Muutke joonte värvi roheliseks, valides tahke täitke. Seadke joone laius 7 pt.

Horisontaalsed rohelised jooned näitavad, kas ülesanded on täidetud: osaliselt või täielikult.

9. samm. Lisage jooksvat päeva näitav vertikaalne joon.

Punane joon näitab jooksvat päeva.

Punane joon näitab, millisel päeval see on, ja teeb selgeks, kuidas projekt tervikuna sobib tähtaegadega.

  • Paremklõpsake diagrammi kontekstimenüü avamiseks. Valige "Vali andmed".
  • Klõpsake nupul Lisa, sisestage väljale Row Name väli „Today”. X-telje väärtuse jaoks sisestage lahtrite C31-C32 vahemik Y-telje väärtuse jaoks, sisestage H31-H32.

Kaardil ilmusid kaks uut markerit. Märgistage need: valige andmete allkirjad ja kirjutage valemile „sõna“. Klõpsa parempoolse nupuga allkirjaga ja valige kontekstimenüüst kirje "Andmete formaat". Pange allkirja asukoht "peal".

  • Avage põhimenüüs vahekaart „Paigutus”.
  • Valige vasakpoolses ülanurgas olevast rippmenüüst kirje "Tänane täna".
  • Lisage täiendavate parameetritega vearibasid, järgides samme viie sammu juhiseid. Sul on vaja riba piki vertikaalset telge, suunas "Miinus", lõplik stiil "Ilma punktita", suhteline väärtus 100%.

Sul on vertikaaljoon, mis näitab jooksvat päeva. Muutke rea värvi punaseks, suurendage suurust 3 pt-ni.

Valimis on jooksev kuupäev fikseeritud, nii et see ei muutu. Aktiivselt arendatavate projektide puhul on soovitatav kasutada ka teist raamatupidamisandmete viisi. Selleks sisestage kuupäev lahtrisse B2, sisestades valemi = TÄNA () ja määrake lahtrisse B2 andmete valimise dialoogiboksis varem määratud vahemiku asemel.

10. samm. Lisage tekstiplokke

See näeb välja nagu skeem

Nüüd pole skeemil ainult legendi selgitusi, nii et see on kogu meeskonnale arusaadav.

  • Valige diagramm, minge peamenüü vahekaardile "Lisa". Valige "Lettering".
  • Asetage etikett ala diagrammi paremasse ülanurka. Valige parempoolse hiireklahviga sildi piir, vali kontekstimenüü elemendi „Vorminduse vorm”. Avanevas aknas vali “Solid” täitevorm, värv on hall. Vormindage tekst. Saate sisestada suvalise arvu plokke.

Nüüd saate teha diagrammi 20-30 minutiga, kasutades ainult oma lemmik MS Exceli redaktorit.

Pilt: EDHAR / Shutterstock.com
<

Lemmik Postitused