"0 sissetulev" - selge süsteem postkasti nullimiseks

<

Pärast selle artikli lugemist saate sinu kirjade kuningas. Ausalt.

Paljude jaoks on e-post ikka veel jaotamata tööriist ja igapäevased kannatused. Keegi on saanud seitse sissetulevat kirja, ja nüüd ta lahti neid kiiresti. Keegi on saanud 46 postkasti, kuid ta teeb neid ka ühel päeval, sest on harjunud. Iga inimese kohta on kindel künnis sissetulevate e-kirjade arvu kohta päevas, mida ta suudab töötlemata järgmisel päeval viivitamata ja seega ilma elektroonilistesse lahtritesse blokeerimiseta. Seda künnist saate nimetada "loomulikuks".

Kui on rohkem tähti kui inimene saab hakkama, peate muutma oma lähenemisviisi e-posti haldamisele. See suurendab künnist konkreetsel juhul nõutava väärtuse võrra. Kas soovite töödelda 100 e-kirja päevas? Nii et saate ja 100, lihtsalt kasutada õiget meetodit tööd post. Kumb neist? Nüüd ütle.

Ainsaks näitajaks, et inimene e-kirjaga toimetuleb, saabub tööpäeva lõpus null. Pädeva sissetuleva töötlemise peamine põhimõte on teie ees oleva kirja mõistmine. Kõigepealt peate õppima, kuidas kirju selgelt klassifitseerida ja kuidas iga tüübiga teha.

Kõik sissetulevad kirjad võib jagada seitsmesse kategooriasse:

  1. Ei ole vaja vastata, pole vaja lugeda. Sellised tähed on kaks võimalust: arhiiv või kustutamine. Kui saate uue uudiskirja, mida sa kunagi ei lugenud, siis tehke endale eelistus - tellimuse tühistamine. Üks tegevus vastutasuks kümnete selliste kirjade vabanemiseks tulevikus. Me tahame õppida, kuidas toime tulla kirjade liikumisega päevas? Vähem voolu on lihtsam. Ärge kartke midagi olulist jätta. Tõesti vajalik teave jõuab Teile teisiti ja avaneb teie ees vähemalt kord uuesti.
  2. Faili manustega. See võib tähendada vajadust maksta midagi või teavet praeguse või tulevase töö eest. Selliste kirjade puhul on kasulik luua eraldi kaustu, kuid ilma fanatismita. Kas liiga palju kaustu? Lihtsustada. Selleks, et hiljem midagi vajalikku leida, ei ole vaja tuhandeid kaustu, vaid võimalust kasutada postitaja otsingufunktsioone.
  3. Vastake vastavalt soovile. Vastus tundub olevat vabatahtlik, kuid mõnikord on kasulik viis. Seejärel tegutsege ainult olukorras.
  4. Läbivaatamiseks aega. On huvitav lugeda, kuid mitte tingimata. Püüdke viidata sellele ja eelmistele kategooriatele nii palju tähti kui võimalik. See on tõhusa postitöötluse võti.
  5. Vajadus täna vastata. Kõik on lihtne: võtta ja vastata kas nüüd, kui midagi on hädavajalik, või tööpäeva lõpus.
  6. Vajadus vastata, kuid mitte täna. E-posti ilu on see, et see ei ole vestlus või telefon. Keegi ei oota ja ei peaks ootama kiiret vastust e-posti teel, kui seda ei ole kirja päises märgitud. Kui vastuse tähtaeg on mõni päev või te teate ja mõistate, kui kaua te peate vastuse andma, siis asetage sellised tähed sobivasse kausta. Näiteks “Vastus esmaspäeval”, “Vastus teisipäeval” ja nii edasi. Nüüd looge endale kontrollnimekiri, millel on kirje "Hommikul, tänapäeva postisaadetiste hilinemine." Sellel eesmärgil on olemas ka spetsiaalsed automaatika tööriistad: Gmaili parempoolne postkast, FollowUpThen.com ja FollowUp.cc.
  7. Arusaamatu kiri. On selliseid kirju, mida on raske ühele kategooriale omistada. Ära muretse iseendaga ja nõustuge endaga, et suunata sellised kirjad ühele ülaltoodud kategooriatest.

Selle klassifikatsiooni põhjal vajame kategooriate 2, 3, 4 ja 6 kaustu.

E-posti töötlemise reeglid

  • Lubage 30 päeva tööpäeva lõpus postkast nullida. See on tõhusam kui igale kirjale koheselt vastata. Inimesed ei ole mitmeosalised. Vähem häirivad ja vahetavad - suuremat tõhusust.
  • Mida teha kiireloomuliste kirjadega? Määrake intervall, mille jooksul märkige kasti päeva jooksul. Näiteks üks kord tunnis. Märgistage kiireloomuliste tähtsate tähtede märkeruut ja kui neid ei ole, pöörduge tagasi tööle. Pea meeles e-posti eelis: see ei ole vahend koheseks suhtlemiseks. On võimalik, et ühes mitte-kiireloomulises kirjas mainitud probleem lahendatakse ilma teie osaluseta päeva lõpuks või päeva lõpuks saate rohkem teavet, mis probleemi kiiremini ja tõhusamalt lahendab.
  • Kui sa kirju ei kontrolli, hoidke postitaja suletud. Keela teated. Vabastage end sissetulevate kirjade arvu häirivast mõtlemisest. Nüüd on teil veel üks töökoht ja posti saatmise aeg pole veel jõudnud. Selle lähenemisviisi õigsuses kahtluse korral pidage meeles: te ei ole tuumaelektrijaamas, kuid isegi kui sa oleksid sellel kohal, oleksite teid reaktori ülekuumenemisest igal juhul teavitatud mitte e-posti teel.
  • Kasutage oma soovi tööd lõpetada õigeaegselt, et kiirendada postitöötlust. Seepärast on soovitatav postkasti päeva lõpus nullida. Sul on 30 minutit ja sa tahad kiiresti kõik lõpetada. Tegelikult selgub mingi mäng, kuid saate ka e-posti töötlemist sihikindlalt mängida.
  • Kirjutage lühidalt ja punktini.
  • Ole positiivne ja sõbralik. E-kirjad on võimelised suhteid üles ehitama ja hävitama. Selle asemel, et tegeleda tõeliselt oluliste küsimustega, lähevad inimesed mõnikord nii kaugele, et püüavad oma vastast nimetada idiootiks nii delikaatselt ja varjatult kui võimalik, ja kogu tekst põhineb sellel. Miski pole imelik, kui väljendada oma positiivset sõnumit adressaadile väikese meeldiva fraasiga kirja sisus. Teie sõbralikkus läheb sinu juurde ja kirjavahetus muutub palju mõttekamaks ja produktiivsemaks.
  • Te peate tähed tagurdama vastupidises järjekorras. Ja ainus viis. Näib loogilisem alustada vanematest kirjadest, kuid meie eesmärk on postkasti nullimine, mis tähendab, et jõuame esimesele kirjale, mille saame enne tööpäeva lõppu. Kui te endale endale lubate ja hakkate lahkuma täna homme saadud viimastest kirjadest, lõpetab kogu tehnika. Miks peate isegi e-posti teel pädevat tööd uurima, kui te ei järgi põhireeglit? Jätkake tööd nagu varem ja kannatage.
  • Avage ainult vajalikud tähed, saates arhiivi või kustutate ülejäänud. Me kuritarvitame ka tarbetute asjade tellimusi (vastupidi, Pc-artiklite tellimine on väga vajalik) ja selle tulemusel saame rohkem teavet kui me loeme. Kuidas eristada vajalikke kirju? On üks lihtne, kuid väga tõhus reegel: avage ainult need tähed, mis on adresseeritud teile isiklikult. Ülejäänud - ühes artikli alguses kirjeldatud olukorrast.
  • Loo mallid. Sageli on vastused kirjadele üsna tavalised, st sa kirjutad sama asja. Kas olete märganud, et kirjutate seda fraasi tihti? Tee malli kiireks kopeerimiseks või selle loomiseks postiteenuses.
  • Kui postitust töödeldakse ja on veel aega, peate seda tõhusalt kasutama. Läheme tähtede 3, 4 ja 6 kategooriasse ja kehtestame seal korralduse.

See õpetus, mis, nagu te märkisite, on õige sorteerimine, on suurepärane lisand LinkedIn'i tegevjuht Jeff Weineri üldisematele e-posti nõuandetele. Samuti ärge jätke 10 Leo Babautide postitusnõuannet. Tegelikult on meil e-posti teel võimalikult palju võimalusi. Proovige iseendale kohaldatavaid meetodeid, analüüsige tulemusi ja ärge unustage jätta kommentaarides oma nõuanded e-posti töötamise tõhustamiseks.

Pilt: fotokrediit: Carlo Mirante läbi Compfight cc
<

Lemmik Postitused