Tõhus failihaldus

<

Võib-olla on paljud olnud olukorras, kus vajalikku faili tuli otsida pikka aega, ja sa lihtsalt meenutasid, et te selle salvestasite, aga te ei mäleta, kus. Selliste olukordade edasiseks vältimiseks anname mõned näpunäited, mis aitavad failide korraldamisel.

Ärge salvestage tarbetuid dokumente.
Sellisel juhul on harjumus salvestada kõik sissetulevad dokumendid halb abimees. Suur hulk faile aitab kaasa kaustade segiajamisele ja raskendab ka nende otsimist. Kuluta paar sekundit, et tutvuda failiga ja otsustada, kas seda vajate või mitte.

Ole järjepidev kaustade ja failide nimes.
Kasutage lühikesi, kuid arusaadavaid nimesid. Vajadusel kasutage dokumendi kuupäeva ja versiooni numbrit. Kõige tähtsam on, et hoidke kaustadele ja failidele nimede andmisel sama põhimõtet.

Hoidke jagatud dokumente koos (olenemata sellest, millist tüüpi need on)
Näiteks Wordi dokumendid, esitlused ja ühe projektiga seotud tabelid salvestatakse paremini ühisesse kausta kui iga eraldi dokumendi dokumendist. Seega on nende leidmine palju lihtsam.

Eraldi praegune töö lõpetatud tööst.
Salvestage praeguse projekti dokumendid ühes kaustas. Pärast selle lõpuleviimist viige need vahepealsetesse kaustadesse, millest perioodiliselt (nädal, 2 nädalat, kuud) üle kantud tööde arhiivi.

Ärge täitke kaustu üle
Kui olete peakausta kogunud palju faile (nii palju, et teil on kerimisriba kasutada), looge alamkaustad ja levitage nende vahel faile.

Kasutage otsingut
Mõned otsinguvahendid pakuvad oma tarkvara failide otsimiseks kohalikus arvutis.

Varundage failid
Kõik teavad seda väga hästi, kuid harva kasutavad seda.

Failide korraldamiseks kasutage “Tickler” meetodit
„Tickler” (tuntud ka kui “43 kausta” meetod) koosneb 12 kausta loomisest aastaarvude arvu järgi, mille sees lisatakse kaustad iga kuu tööpäevade arvuga. Seega on teil iga päev üks kaust, kus edastate kõik vajalikud failid. Kui tööd ei ole lõpetatud enne päeva lõppu, viiakse kõik dokumendid järgmise päeva kausta.

Loomulikult ei ole universaalseid nõuandeid ja soovitusi, mis kõigile sobiksid. Kasutage neid, mis vastavad teie vajadustele ja nõuetele.

dokumentide haldamise kaudu ... ja teie aega

<

Lemmik Postitused